杭州会议策划需要注意的事情有哪些?
2022-06-08 杭州金蚂蚁会务会展服务有限公司
杭州会议策划是一项复杂的工作。不仅要有针对性、有计划、有步骤地安排人员参加会议,还要确保高效完成会议议题的讨论。会议活动的策划一般分为四个阶段:调查研究、设计协调和评估。那么在杭州会议策划的过程中我们应该注意什么?
1、 研究阶段
俗话说,没有调查就没有发言权。这不仅是一项会议活动,还应首先调查任何活动的规划。调查内容包括:国家有关此类活动的法律法规、主题选择、公众关注的问题、活动的时间和地点是否合适等。在调查阶段,还可以确定会议的主要主题,这将是会议活动的核心和重点。这一主题将在未来的规划中处处突出,会议活动的规划将更加统一。
2、 设计阶段
研究阶段准备得越充分,设计阶段的工作就越容易,因为这个阶段主要是分析和总结研究成果,增加灵感和创造力,设计整个会议活动,包括流程、场馆布局等。常用的方法有头脑风暴、垂直思维、水平思维、,我们应该注意集思广益,不要随便拒绝别人的建议。对于适当的想法,您还可以使用5W1H方法提问,以便这些想法与会议活动的主题和目标一致。当然,创意也需要可行性,这也需要事先评估,比如资源是否可行,包括政治资源、人力资源、财力资源等。比如,大屏幕互动签到系统可以用于会议活动的签到过程。客人可以通过扫描代码完成登录,快速、准确,不同于传统的纸质登录,具有很强的创造力。
3、 协调阶段
活动策划中需要协调的因素很多,包括场地、人员、时间、协调等。特别是在大型会议活动的策划中,需要多方面协调,这就要求策划人员要有良好的态度,以积极的态度协调各种因素。
4、 评估阶段
这是会议活动规划的最后阶段。一般来说,活动结束后,有必要通过问卷调查或电话回访,了解会议参与者、规划者和其他角色对会议活动的看法。如果有足够的时间,也可以举行重复会议。只有及时总结不足,吸取教训,才能不断提高会议活动的策划能力,为下一次活动的策划做好准备。
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